1/ Politique de protection des données générales - mise à jour le 31 août 2018
1/ Politique de protection des données générales (mise à jour le 31 août 2018)
Dans le cadre de l’utilisation de ses sites internet, aquitanis, en qualité de responsable de traitement, est susceptible de collecter et traiter des données à caractère personnel vous concernant.
Aquitanis est attaché au respect des règles de protection de la vie privée des utilisateurs de ses sites internet. L’ensemble des traitements de données personnelles mis en œuvre sur ses sites respecte la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment les dispositions de la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement général sur la Protection des données (Règlement UE 2016/679) désigné par « RGPD ».
Quels sont les engagements d’aquitanis en matière de protection des données personnelles ?
Aquitanis s'engage à garantir un niveau de protection élevé des données personnelles des Utilisateurs de ses sites internet et de toute autre personne dont elle traite les données personnelles.
Aquitanis s’engage à respecter la règlementation applicable à l’ensemble des traitements de données personnelles qu’elle met en œuvre. Plus particulièrement, aquitanis s’engage notamment à respecter les principes suivants :
- vos données personnelles sont traitées de manière licite, loyale et transparente (licéité, loyauté, transparence) ;
- vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités (limitation des finalités) ;
- vos données personnelles sont conservées de manière adéquate, pertinente et sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données) ;
- vos données personnelles sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder (exactitude).
Aquitanis met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque inhérent à ses opérations de traitement, répondre aux exigences règlementaires et protéger les droits et les données des personnes concernées dès la conception des opérations de traitement.
Par ailleurs, aquitanis impose contractuellement le même niveau de protection des données personnelles à ses sous-traitants (prestataires, fournisseurs, etc.).
Enfin, aquitanis s’engage à respecter tout autre principe s’imposant au regard de la règlementation applicable en matière de protection des données personnelles, et plus précisément concernant les droits conférés aux personnes concernées et les durées de conservation des données personnelles.
À quoi servent les données susceptibles d'être collectées par aquitanis ?
Moyens de collecte de vos données
Dans le cadre de nos relations, vous êtes susceptibles de nous communiquer vos données personnelles par différents moyens et notamment sur nos sites internet lors de vos navigations internet, en remplissant un formulaire de contact, lors d’une souscription à une newsletter, lors de la création d’un compte, lorsque vous publiez des commentaires sur nos pages de réseaux sociaux, lorsque vous établissez tout contact avec aquitanis ou lorsque vous nous transmettez de toute autre manière vos données personnelles.
Finalités de traitements et bases juridiques
La finalité est notamment, et sans que cette liste soit exhaustive, de faire bénéficier les internautes et Utilisateurs de l’ensemble des services disponibles sur les sites d’aquitanis (création d’un compte Utilisateur, newsletter…), de permettre la navigation sur ses sites internet, d’entrer en contact avec les internautes pour répondre à leurs questions, etc.
Aquitanis traite vos informations aux fins décrites dans les présentes règles et conformément aux fondements juridiques suivants :
avec votre consentement afin de traiter vos informations à des fins spécifiques, et vous êtes libre de revenir sur votre consentement à tout moment. Par exemple, nous vous demandons l’autorisation de nous fournir des services personnalisés, tels que des newsletters.
Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Aquitanis s’engage à conserver vos données personnelles pour une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées et aux durées de conservation imposées par les lois applicables en vigueur.
Ces durées de conservation sont définies en fonction des finalités de traitement mis en œuvre par aquitanis et tiennent notamment compte des dispositions légales applicables imposant une durée de conservation précise pour certaines catégories de données, des éventuels délais de prescription applicables ainsi que des recommandations de la CNIL concernant certaines catégories de traitements de données.
Qui est susceptible d'accéder à vos données personnelles ?
Destinataires de vos données
Les données collectées sur les sites internet d’aquitanis sont susceptibles d’être communiquées au personnel habilité d’aquitanis, à ses partenaires ou à ses prestataires de services annexes, dans le cadre de l’accomplissement de tout ou partie des prestations. Nous vous rappelons que dans ce cadre, aquitanis demande à ses prestataires de mettre en place des mesures strictes de confidentialité et de protection de ces données. Par ailleurs, aquitanis peut être tenue de fournir des informations personnelles aux autorités publiques françaises ou étrangères habilitées.
Comment exercer vos droits ?
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez, à tout moment, exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression des données vous concernant ainsi que vos droits de limitation et d’opposition au traitement et à la portabilité de vos données personnelles.
En outre, vous disposez légalement du droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel post mortem.
Par ailleurs, toute personne mineure au moment de la collecte de ses données personnelles peut en obtenir l’effacement dans les meilleurs délais.
Ces droits s’exercent par courrier ou par email à l’adresse suivante :
Aquitanis
Data Protection Officer (DPO)
1 avenue André Reinson
CS 30 239 33 028 Bordeaux Cedex
Tél. : 05 56 00 50 50
Email : dpo@aquitanis.fr
Dans ce cadre, nous vous prions de bien vouloir accompagner votre demande des éléments nécessaires à votre identification (nom, prénom, email) ainsi que toute autre information nécessaire à la confirmation de votre identité.
Pour certains services spécifiques, ces droits sont susceptibles de s’exercer directement en ligne (gestion de votre compte utilisateur, gestion de vos abonnements aux newsletters, etc.).
Vous disposez également d’un droit de recours auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en cas de violation de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.
Par ailleurs, si vous ne souhaitez plus recevoir de lettre d’information électronique d’aquitanis par email, vous pouvez cliquer sur le lien de désinscription situé en bas de chaque communication.
Sécurité informatique / sécurisation des transactions
Aquitanis met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles utiles, au regard de la nature, de la portée et du contexte des données personnelles que vous nous communiquez et des risques présentés par leur traitement, pour préserver la sécurité de vos données personnelles et, notamment, empêcher toute destruction, perte, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou illicite.
Liens pour accéder à d'autres sites
Sur plusieurs pages des sites internet d’aquitanis vous est offerte la possibilité de cliquer pour accéder à d’autres sites internet d’autres organisations. Nous vous conseillons de lire la politique de ces sites relative au traitement et à la protection des données personnelles, car les conditions sur ces sites peuvent différer et aquitanis ne sera en aucun cas responsable quant au traitement des données personnelles par ces autres sites internet.
Modifications
Aquitanis se réserve le droit d’adapter la politique de protection des données personnelles et s’engage à vous informer sur son site internet des changements ou compléments.
A propos des cookies
Les sites d’aquitanis comportent un système de cookies.
Les cookies sont des fichiers envoyés sur le disque dur des utilisateurs afin de faciliter leur navigation sur le site, de leur permettre de partager des contenus des sites sur les réseaux sociaux et d'établir des statistiques de fréquentation. Ces cookies ne contiennent en aucun cas des informations nominatives.
Les données collectées permettent de fournir uniquement des données statistiques anonymes de fréquentation (le nombre de pages vues, le nombre de visites, leur fréquence de retour...).
Vous pouvez désactiver l'envoi de cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet.
> En savoir plus sur les cookies, leur fonctionnement et les moyens de s’y opposer
2/ Politique de protection des données personnelles des candidats locataires, des locataires et des résidents d’aquitanis (mise à jour en mars 2022)
Aquitanis s’engage à protéger les informations personnelles et la vie privée de ses clients, résidents, demandeurs de logement.
Aussi, conformément aux réglementations en vigueur et notamment de la loi n°78-17 «Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, du Règlement n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, aquitanis a mis en place une politique de protection des données personnelles.
Définitions
- Donnée à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres;
- Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;
- Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, collecte et traite des données à caractère personnel ;
- Destinataires : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers;
- Tiers autorisés : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme, placés sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui sont autorisés à traiter les données à caractère personnel.
Responsable de traitement
Le responsable de traitement est aquitanis, 1 avenue André Reinson CS 30 239 33 028 Bordeaux cedex.
Pour toutes questions relatives à la protection des données, le Délégué à la protection des données peut être contacté :
- par courrier à :
Aquitanis
Data Protection Officer (DPO)
1 avenue André Reinson
CS 30 239 - 33 028 Bordeaux Cedex
Tél. : 05 56 00 50 50
- par mail à l’adresse : dpo@aquitanis.fr
Données collectées
Dans le cadre de ses activités de bailleur social, aquitanis peut être amené à collecter les données à caractère personnel suivantes :
- Données d’identification : noms, prénoms, sexe, pièce d’identité, origine (France, Union Européenne, Hors Union Européenne), titre de séjour, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale (NIR), numéro allocataire, numéro d’immatriculation d’un véhicule, données d’identification des représentants légaux ;
- Données de contact : adresses postales, adresse électronique, numéro de téléphone (domicile, portable, professionnel), nom de l’hébergeur, ancienne adresse ;
- Données relatives à la situation familiale : état civil, situation maritale, composition familiale ;
- Données professionnelles : formation, scolarité, situation professionnelle, nature du contrat de travail, données d’identification de l’employeur, contrat de travail ou attestation employeur ;
- Données d’ordre économique et financier : ressources et les coordonnées bancaires, avis d’imposition, bulletins de salaire, situation particulière (plan de surendettement, procédure de rétablissement personnel, plan d’apurement), nature des ressources, quittances ou attestation de loyer, attestation d’assurance ;
- Données personnelles dites sensibles : nécessaires pour se conformer aux obligations légales et réglementaires, telles que des données relatives à la santé (informations nécessaires à l’instruction des demandes de logement, aménagement ou suivi social), handicap, carte Mobilité Inclusion, données relatives à des infractions ou condamnations pénales ;
- Enregistrements sonores : à l’occasion d’un appel téléphonique, et vidéos, dans le cadre de la protection des personnes et des biens ;
- Données relatives à la fréquentation du site web et extranet ;
- Données relatives à l’utilisation du site « Bourse d’échange de logements ».
Il s’agit de données personnelles déclaratives et/ou sur justificatifs que la personne concernée fournit dans le cadre de sa demande de logement, la signature de son contrat de location ou convention d’occupation, la gestion courante de ce contrat. Il peut également s’agir de données personnelles issues de l’exécution de son contrat ou de données personnelles transmises par des tiers.
Pour chaque traitement, Aquitanis s’engage à ne collecter et traiter que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en oeuvre des procédés pour permettre l’effacement et la rectification des données inexactes.
Finalités des collectes de données
Aquitanis collecte et utilise les données pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
La collecte de données à caractère personnel peut ainsi avoir pour finalités :
- L’enregistrement et l’instruction des demandes de logement, des demandes d’adaptation du logement ;
- L’organisation et la gestion de la CALEOL (Commission d’attribution des logements et d’examen de l’occupation des logements) ;
- Le processus d’attribution du logement ;
- L’exécution du contrat de location ou convention d’occupation, comprenant les conditions générales et particulières ;
- La gestion et le suivi de la consommation des fluides (eau, gaz) et la gestion des charges, et communication de ces données aux prestataires ;
- La gestion administrative du contrat ;
- Le suivi des conditions d’occupation des logements ;
- La gestion et le suivi des réclamations ;
- La gestion et le suivi des impayés et du recouvrement ;
- La gestion des troubles du voisinage ;
- La gestion du précontentieux, du contentieux et l’exécution des décisions de justice ;
- La gestion et le suivi de la sécurité et de la tranquillité des lieux ; y compris la télésurveillance des abords et de tout ou partie des parties communes de la résidence ;
- La prévention des atteintes aux personnes et aux biens et la preuve des incidents ;
- La prospection, la gestion et le suivi des opérations d’accession à la propriété le cas échéant ;
- La gestion des accès à la résidence ;
- L’organisation et le déroulement des élections locataires et la gestion des accords collectifs ;
- La mise en oeuvre des politiques publiques de l’habitat ;
- La gestion et le suivi des relations avec institutionnels dont les partenaires sociaux pour l’accompagnement des personnes concernées ;
- La gestion et le suivi social personnalisé pour les personnes en difficulté pour permettre l’entrée ou le maintien dans les lieux ou pour favoriser une meilleure insertion ;
- La gestion technique du patrimoine, y compris les interventions de prestataires au sein des logements, et communication aux prestataires des informations nécessaires à la réalisation des travaux ;
- L’exécution des obligations à la charge du responsable de traitement en tant que bailleur social, gestionnaire ou propriétaire;
- La réalisation d’enquêtes y compris celles obligatoires, de diagnostics, de reporting, de satisfaction et de statistiques ;
- Le suivi et l’amélioration de la qualité ;
- Le suivi des travaux effectués ou en cours ;
- L’envoi de messages informatifs via courriel, sms, courrier ;
- La sécurisation des biens et des personnes via des dispositifs de vidéosurveillance des espaces communs ouverts ou non au public, ou des dispositifs d’ouverture assistés (via un numéro de portable).
Base juridique des traitements de données personnelles
Les traitements de données à caractère personnel reposent :
- soit sur la mise en place et l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée tel que l’exécution du contrat de location ou convention d’occupation lorsque les traitements sont nécessaires à la bonne exécution des obligations des parties ou nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles, comme pour l’analyse de la demande, la gestion des préavis ou les états des lieux;
- soit sur le respect des obligations légales imposées au responsable de traitement comme par exemple en matière d’enquêtes obligatoires, d’enregistrement et de suivi de la demande de logement ou de la gestion du patrimoine ;
- soit sur les intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement comme le suivi de la qualité, le management de son activité, la prospection commerciale pour l’accession à la propriété ou la gestion de la relation commerciale, des actions ponctuelles liées à la prévention santé sécurité des personnes ;
- soit enfin sur le consentement des personnes concernées pour la communication d’informations non liées à l’exécution du contrat. Ce consentement pourra alors être retiré à tout moment, sans que les opérations consenties ne soient remises en cause.
Par ailleurs, le responsable de traitement doit participer et mettre en oeuvre les politiques publiques de l’habitat et poursuit une mission d’intérêt général.
Accès aux données
Les données à caractère personnel collectées sont à destination exclusive des personnels des services internes à Aquitanis.
Les données requises à ces fins peuvent, le cas échéant, être transmises à des prestataires de services, à des sous-traitants, aux services institutionnels, aux administrations ainsi qu’aux organismes liés au logement social, et aux prestataires sociaux.
Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.
Dans ce cas, les sous-traitants seront notamment choisis pour des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment en terme de fiabilité et de mesures de sécurité.
Flux transfrontières de données
Aucun transfert n’est réalisé hors Union Européenne. Toutefois, aquitanis se réserve le droit de transmettre vos données personnelles afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.
Une durée de conservation limitée
Aquitanis conserve les données à caractère personnel dans un environnement sécurisé pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation ou règlementation notamment en matière civile et commerciale.
Les données des personnes concernées sont conservées de manière active pendant la durée de la relation contractuelle ou, en cas de sommes restant dues, jusqu’au paiement complet des sommes dues, ou en cas de contentieux jusqu’à l’épuisement des voies de recours et d’exécution ; elles sont ensuite archivées pendant cinq ans.
Tous les documents justificatifs sont conservés 5 ans aux fins de réponses aux contrôles de l’agence Nationale du Contrôle du Logement Social (ANCOLS).
Les données de la demande de logement sont conservées pendant le temps de sa validité et archivées pendant cinq ans.
Les données liées aux charges et au quittancement sont conservées 10 ans.
Les informations liées à votre carte bancaire ne sont pas conservées au-delà de la période de transaction.
Les éventuelles images de vidéosurveillance sont conservées un mois à compter de leur enregistrement, ou, en cas de litige, le temps nécessaire à son règlement.
Les enregistrements des appels téléphoniques au Centre de relation clients sont conservés deux mois à compter de leur enregistrement.
Les données strictement nécessaires à l'accomplissement d'obligations légales de conservation sont archivées le temps nécessaire au respect de l'obligation en cause ou jusqu’au terme des délais de prescription en vigueur sans préjudice des dispositions du code du patrimoine prescrivant de verser des documents au service d'archivage départemental.
La sécurité des données à caractère personnel
Aquitanis prend toutes les précautions utiles ainsi que les mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour préserver la sécurité des données à caractère personnel, en assurer leur intégrité et leur confidentialité et les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
En cas de recours à un prestataire, les données à caractère personnel ne lui sont communiquées qu’après lui avoir imposé le respect de ces principes de sécurité dans le cadre d’un contrat.
Le responsable de traitement pourra effectuer des audits afin de vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données tant chez ses prestataires que chez lui.
Compte tenu des obligations en matière de notification des violations de données à la CNIL, une procédure de traitement d’une faille ou incident de sécurité a été établie. Elle comprend notamment l’obligation de notification à la CNIL, dans les 72 heures après avoir pris connaissance de la violation, ainsi que les actions à mettre en oeuvre selon les cas, en particulier l’information des personnes et le dépôt de plainte.
Aquitanis se réserve le droit de contracter une police d’assurance pour pallier aux risques de cyber sécurité.
Le site extranet locataires d’aquitanis propose des liens vers des sites Internet de tiers mais n'exerce aucun contrôle sur le contenu de sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des Données Personnelles qu'ils pourraient recueillir.
En conséquence, aquitanis décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos Données Personnelles.
Le droit des personnes
Conformément aux dispositions de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 et du règlement européen en matière de protection des données à caractère personnel, toute personne concernée par un traitement dispose d’un droit d’interrogation, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, ainsi que d’un droit à la portabilité des données.
Les personnes concernées disposent également du droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans avoir à justifier de motif. Le responsable du traitement dans ce cas ne traite plus les données à caractère personnel, à moins qu'il ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés des personnes concernées, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Par ailleurs, toute personne dispose d’un droit de formuler des directives spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de ses données post-mortem. En ce qui concerne les directives générales, elles devront être adressées à un tiers qui sera désigné par Décret.
Ces droits et directives s’exercent par courrier postal auprès du délégué à la protection des données d’aquitanis, à l’adresse postale 1 avenue REINSON CS 33239 33028 Bordeaux cedex, ou par email à l’adresse : dpo@aquitanis.fr.
Si les informations fournies dans le cadre de la demande ne permettent pas au responsable de traitement d'identifier le demandeur avec suffisamment de précision, il a le droit de demander des informations complémentaires et notamment une copie d'un titre d'identité signé.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale Informatique et libertés (CNIL) à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
